Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van kracht. De AVG stelt strengere eisen aan het beheren van persoonsgegevens door organisaties, waaronder ook verenigingen. Met name het doorgeven van gegevens aan derden is aan banden gelegd. Daarmee biedt de AVG de burger meer bescherming op het gebied van privacy. De Beheersvereniging De Berkenhof, hierna te noemen de beheersvereniging, valt ook onder de werking van de AVG.
Het statutaire doel
De Beheersvereniging beheert momenteel persoonlijke gegevens voor de uitoefening van haar statutaire taak, zijnde:
- het beheer en de exploitatie van de gemeenschappelijke mandelige zaken, welke deel uitmaken van het park De Berkenhof en in mede-eigendom toebehoren aan de eigenaren, kadastraal bekend Gemeente Maarssen, sectie H, nummers 410, 480, 516, 517, 518, 519, 520, 521, en 522, alsmede
- het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van haar leden
Het praktische doel
- het adresseren (al dan niet per e-mail) van facturen, voortvloeiend uit de specifieke relatie tussen u en de beheersvereniging
- het met u in contact te treden door het versturen van nieuwsbrieven per e-mail en tussentijdse berichten, aangaande mandeligheid en overige actuele aangelegenheden
- het met u in contact te treden ten behoeve van handhaving, inzet vrijwilligerswerk en calamiteiten
Van wie worden persoonsgegevens bijgehouden
De in het statutaire doel genoemde mede-eigenaren, dus leden en de via handhaving van het huishoudelijk reglement (HHR) andere betrokkenen. *
*In het huishoudelijk reglement (HHR) is nadere invulling gegeven aan het tweede doel, het behartigen van het gemeenschappelijk belang van haar leden. Daardoor zijn ook niet-leden betrokken in de doelstelling van de beheersvereniging. Dit betekent dat de beheersvereniging persoonsgegevens bijhoudt van eigenaren van percelen, opstallen, dan wel hun rechtsopvolger(s) én huurders. Al deze mensen hebben een relatie met de beheersvereniging.
Welke gegevens worden bijgehouden
- naam en adres
- e-mailadres, voor zover aan ons verstrekt
- telefoonnummer(s), voor zover aan ons verstrekt
Opslag van gegevens
Uw gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde digitale ruimte, waartoe alleen bestuursleden (afhankelijk van hun taken) en de administratieve ondersteuner toegang hebben.
Er wordt niet méér gedeeld dan voor de uitoefening van taken noodzakelijk is.
Correspondentie tussen u en de beheersvereniging vindt uitsluitend plaats via de bestuursaccount of de account voor financiële zaken. Deze communicatie verloopt via de e-mailserver van de beheersvereniging.
Privacyverklaring
De beheersvereniging slaat alleen gegevens op die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de statutaire doel, waaronder het toepassen van het HHR. De beheersvereniging verzamelt en/of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid, tenzij u daartoe uw toestemming hebt gegeven.
Een uitzondering daarop, is het verstrekken van uw gegevens voor incasso aan een deurwaarder of incassobureau, in geval van wanbetaling alsmede het verstrekken van uw gegevens aan een advocaat in het geval van een juridisch conflict tussen u en de beheersvereniging.
Indien uw relatie met de beheersvereniging eindigt en er geen financiële verplichtingen meer resten, zullen uw gegevens worden verwijderd.
Uitgetreden bestuursleden is verzocht nog aanwezig zijnde gegevens te vernietigen of te verwijderen.
Uw rechten
U hebt mogelijkheid tot het inzien, laten veranderen, of laten verwijderen van uw persoonlijke informatie, zoals in dit reglement omschreven. Het verwijderen van uw naam en adres is met het oog op het statutaire doel niet mogelijk.
Beheer en controle
Binnen het bestuur is een functionaris benoemd, die tevens de naleving van deze verklaring in portefeuille heeft.
Correspondentie
Wanneer u correspondeert, per brief of via e-mail, is het mogelijk dat deze correspondentie wordt bewaard, zolang als nodig is voor correcte uitoefening van de beheerstaken.
Vragen en feedback
Regelmatig wordt gecontroleerd of aan dit privacybeleid wordt voldaan. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met het bestuur opnemen. Uw vragen en opmerkingen worden verzameld en op de eerstkomende ALV met u doorgenomen.
